Étape 1 : fixer la date butoir et le périmètre
Tout part de la date de restitution des locaux (fin de bail, état des lieux de sortie, début de travaux). Listez les surfaces concernées, les accès (étages, ascenseurs, quais) et les interlocuteurs : services généraux, bailleur, gestionnaire d'immeuble, DSI pour le matériel informatique.
Étape 2 : faire l'inventaire du mobilier
Impossible de bien décider sans savoir ce que l'on a. L'inventaire doit recenser chaque pièce avec sa catégorie, sa marque, ses dimensions, son état et sa localisation. Avec Eco-Building, un agent réalise cet inventaire sur site, assisté par IA : les photos sont analysées automatiquement et l'inventaire numérique est remis sous 5 jours.
Étape 3 : arbitrer la destination de chaque pièce
Pour chaque meuble ou lot :
- Garder pour les nouveaux locaux (attention aux dimensions et au style),
- Donner ou vendre aux collaborateurs ou à une association,
- Faire racheter ce qui a une valeur de revente,
- Remettre en circulation sur une marketplace professionnelle,
- Recycler ce qui ne peut pas être réemployé.
Fixez une date limite d'arbitrage : chaque décision tardive complique la logistique.
Étape 4 : organiser les ventes et dons internes
Si vous ouvrez une vente ou un don aux salariés, prévoyez une période de réservation, des règles claires (prix, quantité par personne) et des créneaux de retrait avant les enlèvements professionnels. Voir don de mobilier de bureau.
Étape 5 : planifier les enlèvements
Regroupez les enlèvements par destination (garde-meuble, rachat, associations, filières de tri). Anticipez les contraintes : stationnement (surtout à Paris), réservation d'ascenseur, horaires de l'immeuble, protections des parties communes. N'oubliez pas l'effacement des données des équipements informatiques.
Étape 6 : restituer les locaux et documenter
Après le dernier enlèvement, vérifiez que les locaux sont vides avant l'état des lieux de sortie. Archivez les justificatifs et le rapport final : pièces réemployées, tonnages, destinations, CO₂ évité estimé. Ce document servira à votre reporting RSE. Voir notre guide sur la restitution des locaux en fin de bail.
La checklist récapitulative
- Date de restitution et périmètre validés
- Inventaire complet du mobilier
- Destinations arbitrées pièce par pièce
- Vente / don interne organisés
- Rachat et dons externes confirmés
- Logistique (stationnement, ascenseur, horaires) réservée
- Données informatiques effacées
- Enlèvements réalisés et tracés
- Locaux vérifiés avant l'état des lieux
- Rapport d'impact archivé